बिलासपुर। सरकारी कामकाज में कागजी फाइलों के इस्तेमाल को कम करने और कार्यालयीन प्रक्रिया को अधिक तेज, पारदर्शी और जवाबदेह बनाने की दिशा में बिलासपुर जिला शिक्षा अधिकारी कार्यालय ने महत्वपूर्ण कदम उठाया है। अब कार्यालय में नए प्रकरणों की कार्रवाई ई-ऑफिस और ई-फाइल प्रणाली के माध्यम से करने पर जोर दिया गया है।
जिला शिक्षा अधिकारी ने संबंधित अधिकारियों और कर्मचारियों को निर्देश दिए हैं कि नए प्रकरणों में नोटशीट तैयार करने से लेकर अनुमोदन और पत्र जारी करने तक की प्रक्रिया ई-फाइल के माध्यम से पूरी की जाए। इसके साथ ही पहले से लंबित प्रकरणों को भी ई-ऑफिस प्रणाली में लाकर उनका जल्द निराकरण करने के निर्देश दिए गए हैं।
निर्देशों के मुताबिक ई-ऑफिस के माध्यम से प्राप्त फाइल या पत्र पर निर्धारित समय-सीमा के भीतर कार्रवाई करना संबंधित अधिकारी-कर्मचारी की जिम्मेदारी होगी। किसी प्रकरण को अनावश्यक रूप से लंबित रखने की स्थिति में संबंधित अधिकारी या कर्मचारी की जवाबदेही तय की जा सकती है।
विभाग ने बिना सक्षम अनुमति के प्रकरणों को कागजी या भौतिक फाइल के माध्यम से संचालित करने से भी बचने के निर्देश दिए हैं। हालांकि, जिन मामलों में नियमों के तहत मूल दस्तावेज की आवश्यकता होगी, वहां भौतिक दस्तावेजों का इस्तेमाल किया जा सकेगा।
ई-ऑफिस प्रणाली में तकनीकी समस्या आने की स्थिति में भी काम को लंबित नहीं रखने के निर्देश दिए गए हैं। ऐसी स्थिति में संबंधित नोडल अधिकारी या तकनीकी कर्मचारी को तत्काल इसकी जानकारी देकर समस्या का समाधान कराने को कहा गया है।
अधिकारियों और कर्मचारियों को ई-ऑफिस प्रणाली के संचालन को लेकर प्रशिक्षण भी दिया जा चुका है। ऐसे में अब कार्यालयीन कामकाज को डिजिटल माध्यम से संचालित करने की जिम्मेदारी संबंधित अधिकारियों और कर्मचारियों की होगी।
ई-ऑफिस व्यवस्था लागू होने से फाइलों की आवाजाही पर नजर रखना आसान होगा। साथ ही यह भी पता लगाया जा सकेगा कि कोई प्रकरण किस स्तर पर लंबित है। इससे सरकारी कामकाज में तेजी आने के साथ पारदर्शिता और जवाबदेही बढ़ने की उम्मीद है।
